Expediente administrativo,»post it», y otras cuestiones.

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El expediente administrativo y su revisión.

Existen muy buenos artículos tanto en la red como en papel sobre el concepto, importancia y alcance del expediente administrativo, o de las funestas consecuencias de no solicitar su ampliación a tiempo, como muy acertadamente se desarrolla en https://goo.gl/RvcCP6 (blog de referencia en derecho público) Pero lo que pretendemos en esta entrada es comentar lo importante de la revisión del expediente, y como una cuestión aparentemente menor como un «post it» en una página pérdida de un amplio y voluminoso expediente administrativo puede determinar el sentido de un fallo judicial.

A menudo  hablando con compañeros de otras especialidades, es común que se quejen de lo «aburrido», «formalista» o «rígido» del procedimiento contencioso administrativo, como si el expediente actuara a modo de férreo corsé que dificultara la labor del letrado negándole una movilidad que le es propia y necesaria. Como réplica también les expongo que me acuerdo perfectamente de esos primeros pleitos que uno lleva con el máximo interés cuando comienza en la profesión, como puede ser un accidente de tráfico o una falta de lesiones, y después de días de preparación -porque al principio no es que ese sea metafóricamente el único caso que nos importa sino que efectivamente lo era- te presentas en la vista con abundantes notas, jurisprudencia… para ver como el contrario propone dos testigos, cuando menos de dudosa credibilidad, que tumban de un plumazo todo el esfuerzo realizado. Ahí era yo el que echaba de menos ese «férreo corsé» que mostrara todas las cartas encima de la mesa.

El expediente administrativo actúa como cimiento básico del proceso contencioso al condensar la actuación administrativa previa que es revisada en el orden jurisdiccional. El acceso al mismo puede darse previamente a la presentación de la demanda, caso del procedimiento ordinario o para la protección de los derechos fundamentales, o diferirse a un momento posterior como ocurre en los procedimientos que se tramitan por la vía del procedimiento abreviado. Aunque en este caso sería muy recomendable haber obtenido una copia antes de formalizar demanda, y así evitar sorpresas posteriores, cuando ya puede ser tarde para enmendar la demanda.

Sobre la forma y volumen del expediente dependerá de cada caso concreto, y de que efectivamente se cumpla con la normativa. La mayoría vienen correctamente foliados y con un índice expresivo de cada uno de los documentos que lo acompañan, otros únicamente hacen referencia a los documentos que lo integran sin foliar internamente cada uno de ellos, otros se constriñen a la reclamación del administrado y luego… nada más; antes todos en papel, ahora se deja ver cada vez más el cd a la espera del expediente digital. En ocasiones, montañas de papel esperaban al letrado cuando la discusión era sobre un tema muy puntual, precisando de enorme esfuerzo para llevárselo, devolverlo, y separar el polvo de la paja; en otras el expediente era manifiestamente incompleto y comenzaba el juego del gato y el ratón respecto a las peticiones de ampliación y su alcance, debiendo reiterarlo cuando la documental no llegaba completa, recordando que el TS ya ha determinado que no existe un límite a las peticiones de ampliación del expediente mientras no se haya remitido en su integridad.

Pues bien, pasando al caso concreto sobre la importancia de disponer y estudiar la «totalidad» del expediente, inclusive lo que venga «pegado» a él, comentaremos un supuesto de hace años, absolutamente real y verídico. Trataba de un recurso cuyo objeto era la determinación de la fecha de toma de posesión de una funcionaria. Las bases establecían claramente que la misma tendría efecto, caso de funcionarios que vinieran prestando servicios con carácter de interinidad en otras comunidades autónomas, al día siguiente de su cese en el puesto de origen y comunicación y personamiento en el centro de destino. La cuestión es que estas circunstancias se produjeron un 14 de febrero y se comunicaron por fax, pero finalmente a la toma de posesión se le dió efectos de 19 de febrero (último día hábil conforme las bases).

El expediente se remitió y se daba una situación paradójica ya que la comunicación que  obraba en poder de la Administración tenía fijada la fecha 19, mientras la copia del fax aportada por el recurrente se veía claramente el ordinal 14, con lo que teníamos idéntico documento, pero con fechas distintas, y en eso se residenciaba el litigio. Como en aquella época no era habitual la digitalización, ni tampoco las conexiones de internet permitían grandes alegrías, el procurador lleva el expediente a la copistería , y ocurre entonces algo de lo que nos daríamos cuenta más tarde, y es que al fotocopiarlo despegaron una pequeña nota manuscrita reflejada en un post it que obraba unido a una página del expediente, aunque afortunadamente luego lo dejaron en su sitio. El resultado es que cuando llega la fotocopia del expediente por correo postal ese dato no existe.

Al tratar de un P.A. por ser materia de personal nos citan para la vista, y al salir la impresión es que el resultado está muy abierto. Lo cierto es que muchas veces a lo largo de una vista existe una comunicación gestual por parte del juzgador que puede ser de gran ayuda, por ejemplo si tratamos de varios fundamentos pero en algunos se frunce el ceño y en otro se asiente levemente (aún de modo inconsciente) lo inteligente será ahondar en el que se va abriendo camino, sin perjuicio de que el otro se puede reservar finalmente para la apelación si fuera necesario. En otros casos puede ser simplemente el hecho de que se fije un «post it» de cierto color en un folio el expediente y se haga alguna nota revelando que ese punto sí resulta interesante y cómo mínimo volverá sobre él antes de la sentencia, y así un largo etc…, pero en este caso la sensación que se percibía es que había serias dudas sobre el resultado.

Finalmente se dicta sentencia, y se comienza señalando: «y en apoyo de sus pretensiones acude cada letrado a los documentos que en cada caso le conviene y, a la vista de ellos, tienen razón en sus conclusiones; sucede que sólo puede dársele a uno de ellos la razón…» Se añade la extrañeza de la modificación de la fecha «Con todo, no se puede dejar de comentar la extrañeza que produce el hecho de que entre los documentos que aporta la actora se encuentren las mismas copias de los documentos que obran a los folios 9, 10 y 11 del expediente administrativo, si bien con la diferencia de que al pie están datados a mano con la fecha 14 y no 19…» Pues bien, llegados a este punto resulta que el juzgador examinó detalladamente el expediente administrativo original remitido y ahí encontró el ya referido «post it» con una nota manuscrita que de este modo pasó a formar parte del propio fallo judicial cuando dispone: «Pero, siguiendo con el expediente administrativo, se observa en el documento foliado con el número 9 una enigmática leyenda manuscrita que recoge «ojo 19-09», expresión absurda si se tiene en cuenta que esa es la fecha del documento.» Y finalmente del examen de los documentos y su comparación, aunque fueran fotocopias y faxes se llega a la conclusión: «corrección que sólo es explicable si el originario número «4» se retocó para convertirlo en un «9» como así se aprecia…». 

Con lo que finalmente el recurso fue íntegramente estimado, siendo un elemento muy relevante un «post it» que nadie podía imaginar se traspapelaría con la remisión del expediente. A fecha actual y cuando el expediente sea íntegramente digital difícilmente podremos encontrar dichas notas, pero seguramente repasándolos con detalle habrá otras cuestiones que nos puedan interesar.

Rafael Rossi Izquierdo -Abogado-

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